Kako bi vam omogućili bolje korisničko iskustvo, ova stranica pohranjuje vaše kolačiće (cookies). Više informacija

Zatvori

Labin – Inteligentno upravljanje kompleksnim sustavom održavanja komunalne infrastrukture

Raznovrsne informacije sa geografskom komponentom povezali smo u jedan održiv i pouzdan sustav koji obuhvaća četiri podsustava upravljanja i to: Task management – prikupljanje neobrađenih informacija Mind maps – upravljanje kompleksnijom problematikom putem mentalnih mapa Gradsko OKO – sustav za kreiranje, zaprimanje, prosljeđivanje i pregled prijava uočenih problema u domeni komunalnog sustava Geografski informacijski sustav […]

Glasaj

Opis

Raznovrsne informacije sa geografskom komponentom povezali smo u jedan održiv i pouzdan sustav koji obuhvaća četiri podsustava upravljanja i to:

  1. Task management – prikupljanje neobrađenih informacija
  2. Mind maps – upravljanje kompleksnijom problematikom putem mentalnih mapa
  3. Gradsko OKO – sustav za kreiranje, zaprimanje, prosljeđivanje i pregled prijava uočenih problema u domeni komunalnog sustava
  4. Geografski informacijski sustav Grada Labina (GIS) grafički prikaz kompletne komunalne infrastrukture sa analizom stanja

 

Task management – prvi korak je da sve prijedloge, pismene zahtjeve, upite građana neobrađene unosimo u mobilni uređaj. Na tržištu postoje razne mobilne aplikacije za task management a mi smo se odlučili za program Wunderlist. Wunderlist aplikaciju koristimo na android mobilnim uređajima i na windows chrome app preglednicima te se podaci na svim uređajima momentalno sinkroniziraju. Aplikacija omogućuje kreiranje vlastitih rubrika (foldera) i podrubrika (subfoldera), omogućuje obilježavanje prioritetnih informacija te filtriranje istih, omogućuje zadavanje vremenskih rokova izvršenja pojedinih zadataka (task-ova) te alarmirajuće podsjetnike. Na ovaj način lako će te pratiti koje zadatke ste zadali pojedinim djelatnicima (moguće direktno povezivanje djelatnika preko aplikacije u mobilnim uređajima) ili osobama u odgovornim društvima.

 

Mind maps – svu kompleksniju problematiku koja iziskuje veću obradu i pripremu vodimo u programu za mentalne mape „Mindjet“. U programu za mentalne mape komunalnu infrastrukturu smo podijelili na rubrike npr. nerazvrstane ceste, urbana oprema, javna rasvjeta, oborinska odvodnja, signalizacija i sl. te se svaki zahtjev ili informacija ubacuje u svoju rubriku ili podrubriku. Informacije se kasnije nadopunjuju – dodavanjem podataka kao što je određivanje prioriteta od 1 do 5, definiranje područja mjesnog odbora, postojanje potrebne projektne dokumentacije, povezivanje sa oznakom predmeta u uredskom poslovanju, kontakt podacima građana, direktnim povezivanjem sa datotekama i fotodokumentacijom na disku, povezivanjem sa hyperlinkovima na web-u, ubacivanjem opisnih podataka dimenzija i sl. te u konačnici dobiveni izračun troškova zahvata. Program je moguće prilagoditi našim idejama i potrebama. U konačnici moguće je sve informacije filtrirati po pojedinačnim i grupnim parametrima podataka, a takav pristup informacijama omogućuje nam lakše planiranje proračuna, pogađanje točnog prioriteta saniranja, otkrivanje kompleksnijih problema povezivanjem manjih problema u skupinu na određenom području, lakše izbacivanje informacija za izvješća.

 

Gradsko oko – sustav tvrtke iz Rijeke – RI-ING – koji nam prvenstveno služi za rješavanje sitnijih zahvata i praćenje izvođenja zahvata na redovnom održavanju komunalne infrastrukture. Kroz sustav zaprimanja prijava uočenih problema na terenu, registrirani korisnici mogu putem WEB aplikacije ili mobilne Android,  IOS aplikacije poslati prijavu. Nadležni upravni odjel obrađuje zaprimljene prijave, te nakon obrade prosljeđuje odgovornom društvu (komunalnom poduzeću 1. Maj Labin, Vodovodu Labin, HEP-pogon Labin i sl.) na provođenje zahvata. Svaka prijava je klasificirana te je moguće u svakom trenutku dobiti povratnu informaciju dali je određeni problem riješen ili je još u postupku rješavanja. Program se svakodnevno razvija u suradnji sa programerima iz tvrtke RI-ING. Sustav Gradsko oko od 1. srpnja ove godine započet će koristiti svi građani Grada Labina te će sustav tada biti cjelovito obuhvaćen.

Geografski informacijski sustav Grada Labina (GIS) – neophodan alat u svim oblastima projektiranja, planiranja, upravljanja i analiziranja. Obuhvaća kompletnu komunalnu infrastrukturu u grafičkom obliku (u obliku točke, linije ili površine), a slaže se na ortho-foto kartu Grada Labina tj. slojevi svakog pojedinog segmenta (npr. javna rasvjeta, nerazvrstane ceste i sl.) se mogu pojedinačno ili zbirno postavljati na kartu i svaki segment nosi u sebi podatke o točnoj lokaciji sa terena, opis, specifikacije (npr. materijala), slikovni ili video zapis, podaci o katastarskim česticama, zk. izvadci tj. što god poželimo može biti obuhvaćeno u atributima svakog pojedinog segmenta. Program koji koristimo za upravljanje je Quantum GIS a sustav se nadopunjava na svakodnevnoj bazi kako se rade i izmjene na infrastrukturi. Na ovakav način možemo točno predočiti kojom infrastrukturom upravljamo, gdje se nalazi, vlasništvo, izraditi  kartu stanja pa filtrirati one segmente koji su u najlošijem stanju, postoji mogućnost preklapanja slojeva npr. javne rasvjete i javnih stepenica pa lakše predočiti koje su pozicije stepenica slabije osvijetljene i sl. Takve karte su važan vodič za izvođače građevinskih radova prilikom iskopa kako bi se izbjegle materijalne štete i negativne posljedice na podzemnoj infrastrukturi.

Primjena sustava Mind maps započela je 2012. godine, Task management primjenjuje se od 2013. godine dok je implementacija i primjena sustava Gradsko oko i Geoinformacijski sustav Grada Labina (GIS) započela 2014. godine. Sustav se kroz godine unapređivao i nadograđivao te danas predstavlja solidan i kvalitetan temelj za rješavanje velikog broja situacija i problema komunalnog karaktera. Korisnici sustava su djelatnici Upravnog odjela za komunalne djelatnosti Grada Labina, djelatnici komunalnih tvrtki, djelatnici vezani uz planiranje budžeta i investicije u komunalnoj infrastrukturi. Neposredno na zahtjev podatke iz GIS-a mogu koristiti i vanjski korisnici (HEP – pogon Labin, Vodovod Labin, Komunalno poduzeće 1. Maj Labin i ostali korisnici). Uz podršku gradske komunalne tvrtke 1. Maj Labin d.o.o., HEP-a – pogon Labin, Elektre Labin, Vodovoda Labin, gradskih tvrtki i građana sustav GIS-a je nadograđen. Ovim oblikom dvosmjerne komunikacije utvrđuju se problemi, potrebe i interesi građana, uočavaju nedostaci, animiraju  mjesni odbori, grupe građana i udruga u rješavanju komunalnih problema.

VIDEO

Osnovni problem

Grad Labin kao jedinica lokalne samouprave ima ustrojeno šest upravnih odjela – Ured Grada, Upravni odjel za komunalne djelatnosti, Upravni odjel za proračun i financije, Upravni odjel za samoupravu i opće poslove, Upravni odjel za prostorno uređenje, zaštitu okoliša i gradnju i Upravni odjel za društvene djelatnosti. U Upravnom odjelu za komunalne djelatnosti obavljaju se poslovi održavanja javnih površina (čistoće, zelenih površina), komunalne infrastrukture (oborinske kanalizacije, nerazvrstanih cesta i parkirališta, horizontalne i vertikalne signalizacije, košnja trave uz ceste, redovito i pojačano održavanje, dječjih igrališta, urbane opreme), javna i dekorativna rasvjeta, upravljanje pomorskim dobrom (održavanje plaža, izdavanje koncesijskih odobrenja), upravljanje stambenim i poslovnim prostorima, komunalna naknada, poslovi komunalnog i prometnog redarstva, korištenje javnih površina te druge propisane djelatnosti (ugovaranje i kontrola nad izvršenjem poslova deratizacije, dezinsekcije i dezinfekcije te higijeničarskih poslova, priprema natječaja i izdavanje koncesija za obavljanje dimnjačarskih usluga, pogrebnih usluga, taxi prijevoza). Kao i svaka jedinica lokalne samouprave težimo uvijek boljem i transparentnijem poslovanju, informiranju i te povećanju učešća građana u realizaciji gradskih programa i projekata. Komunalna infrastruktura bitan je preduvjet za razvoj poduzetničkih aktivnosti usklađen s razvojnim potrebama gospodarstva i životnim potrebama građana. Planiranje komunalne infrastrukture prije svega ovisi od društvenih potreba, prostornih uvjeta, strategije razvoja i ekonomsko-političkih faktora. Prilikom izrade prostornog plana moguće je definirati prostor i pravce razvoja komunalne infrastrukture, ali intenzitet i brzinu razvoja je teško predvidjeti. Ubrzana urbanizacija, višestruko povećanje iskorištenja prirodnih resursa, zagađenje, poskupljenja usluga održavanja infrastrukture, neproporcionalnost prometa i prometne infrastrukture, samo su neke od velikog broja poteškoća koje zabrinjavaju komunalne službe i organizacije. Najveći broj ovih problema su problemi vezani za prostor odnosno prostornog su karaktera. Komunalna infrastruktura često podliježe devastacijama, uništenju, onečišćenju, nepropisnom odlaganju otpada (komunalnog, građevinskog, ambalažnog i sl.) i sličnim problemima te je potrebno plansko redovno održavanje. Problem koji inicijativa želi riješiti je neefikasno i sporo rješavanje komunalnih zahvata utvrđivanjem prioriteta stanja komunalne infrastrukture, komunalnog reda, čistoće i zaštite okoliša. Problem obuhvaća sve upite, zahtjeve, predstavke, prijedloge građana u sferi komunalne problematike (manji komunalni zahvati ili akcije kao: izgradnja, uređenje ili obnova dječjih igrališta, uređenje zelenih površina, uređenje parkirališta, izgradnja ili postava autobusnih čekaonica, izgradnja ili postava javne rasvjete, izgradnja kolnika, nogostupa ili asfaltiranje nerazvrstanih cesta, udarnih rupa, uređenje prometne signalizacije na cestama, sanacija divljih odlagališta i sl.) koje je potrebno objediniti u jednu cjelinu kako bi se povezivali slični problemi, pogađali točni prioriteti, a u konačnici bolje i efikasnije planirao proračun i izvodili zahvati što na kraju rezultira obostranim zadovoljstvom građana i uprave. S obzirom na današnje mogućnosti koje nam pruža moderna tehnologija ovu problematiku smo spojili u jednu cjelinu kroz 4 segmenta software-skog sustava. Utjecaj ovog problema je na sve dobne skupine i kategorije građana (djeca, mladi, osobe treće životne dobi, umirovljenici, radno aktivno stanovništvo, osobe s invaliditetom i dr.). Prije primjene sustava posljedice problema bile su veći proračunski troškovi, manje efikasno planiranje proračuna i nedovoljno kvalitetno utvrđivanje prioriteta te u konačnici veće nezadovoljstvo građana.

Rješavanje problema

Grad Labin razvio je sustav poboljšanja i unapređenja procesa rješavanja komunalnih problema svih grupa građana. Prilikom odluke o potencijalnim efikasnim rješenjima uzeli su se u obzir kriteriji brzine rješavanja problema, efikasnosti, financijski troškovi, kao i organizacijska spremnost gradske uprave. S obzirom da se djelatnici Upravnog odjela za komunalne djelatnosti svakodnevno susreću sa jako puno informacija, raznih prijedloga dobivenih usmenim putem, zahtjevima, prigovorima, dopisima, elektroničkom poštom, pokušava se sakupiti što više informacija, objediniti ih te na osnovu njih raditi planove novih zahvata na komunalnoj infrastrukturi. U praksi smo svjedoci da se uvijek razne bilješke vode na papirima i podsjetnicima, pa se zna dogoditi da se neke bilješke zagube, a i upravljanje samim informacijama prikupljenim na papiru je vrlo težak i opsežan posao. Činjenica je da većina problema sa kojima se danas suočavamo – okolina, ekonomija, politika, socijalni problemi – svi ti problemi egzistiraju u geografskom smislu. Primorani su proučavati ogromnu količinu informacija da bi bili u stanju izvršavati svoje dužnosti na pravilan i pouzdan način. Gotovo sve te informacije su na neki način povezane sa geografskim elementima kao što su adrese, parcele, poštanski brojevi, birački skupovi i slično. S obzirom na hardware-ske mogućnosti današnjih računala i razni software koji postoji na tržištu prvi korak bio je krenuti u potragu za software-skim alatima koji će nam omogućiti kvalitetnije upravljanje informacijama te da naše ideje efikasnije provodimo u djelo. Nakon probne primjene raznoraznih software-a došli smo do rješenja koje nam se pokazalo kao jako kvalitetno i jednostavno.
Projekt rješava problem na način da se:
- što veći obim prikupljenih informacija od strane građana pravovremeno i kvalitetno obradi,
- izvrši selekcija na sitne zahvate održavanja ili investicijske zahvate,
- odredi prioritet stupnjevanjem od 1 do 5,
- napravi izračun procjene troškova,
- odredi područje Mjesnog odbora u koje navedeni zahvat spada
- izrađuje hodogram aktivnosti koje prethode određenom zahvatu
- provodi lakša i efikasnija komunikacija prema građanima.

Najveća prednost ovako ubačenih podatka je mogućnost filtriranja istih prema određenom parametru, npr. prema prioritetima (Prioritet 1,2,3…), radovima u toku, izvršenim radovima (po proračunskoj godini), radovima planiranim u sljedećoj proračunskoj godini te smo u konačnici u mogućnosti napraviti i brzu statistiku ili izvješće. Sustavi su prilagođeni potrebama Gradske uprave, uvedene su nove tehnologije te novi suvremeniji pristup rješavanju problema, transparentnije vođenje održavanja i lakše planiranje proračuna za sljedeću godinu, bolje evidentiranje i praćenje investiranja u stavke komunalne infrastrukture. Također, važno je napomenuti da sustavi kao cjelina omogućuju informiranje i uspostavu dijaloga sa građanima u svrhu ostvarivanja dvosmjerne komunikacije i rješavanja gorućih problema.

Rezultati

Glavni rezultati našeg projekta su kvalitetno upravljanje komunalnom infrastrukturom, ušteda proračunskih sredstava te u konačnici kvalitetnije zadovoljavanje potreba većeg broja građana. Svi problemi se obrađuju kroz navedene segmente sustava, sustav omogućuje da se sve informacije razmatraju, problematika povezuje i pogode prioriteti što većeg broj građana. Problemi se uvijek pokušavaju riješiti u potpunosti, a ovisno trošku i prioritetu pojedinih zahtjeva građana, određeni se problemi svrstavaju u interventne zahvate, kratkoročne ili dugoročne planove zahvata. Samim time što smo povezali informacije, odredili prioritete plana proračuna te ih detaljno obradili uštede vremena vidljive su i mjerljive kroz efikasniji i svrsishodniji rad djelatnika. Pogađanjem točnog prioriteta održavanja infrastrukture, čak i uz minimalno povećavanje troškova kod nekih većih zahvata, zadovoljit ćemo veći broj korisnika. U procesu integracije svih ovih sustava sa zajedničkom bazom podataka, uvidjeli smo da je cjelokupna operativnost više koordinirana te usklađenost operacija preko ovih baza podataka rezultira mnogim poboljšanjima.
Glavni rezultati koji su mjerljivi i vidljivi su kroz:

- Zaprimljen broj prijava
o Task Management – 792 prijave
o Mindjet – 711 prijava
o Gradsko OKO – 432 prijave

- Obrađen broj prijava:
o Task Management – 638 prijava (80,5 %)
o Mindjet – 492 prijave (69,1 %)
o Gradsko OKO – 432 prijave (100 %)

- Riješen broj prijava:
o Task Management – 427 prijava (53,91 %)
o Mindjet – 269 prijava (37,83 %)
o Gradsko OKO – 274 prijave (63,42 %)

- Ubačenu količinu podataka u GIS bazu – baza nerazvrstanih cesta ima sveukupno 479 linijskih segmenata koji obuhvaćaju oko 128 km nerazvrstanih cesta, svaki segment ima u sebi 10 atributnih podataka što u konačnici znači 4,790 informativnih podataka samo o cestama. Baza kompletne infrastrukture trenutno ima sveukupno oko preko 30.000 segmenata sa popratnim podacima.
- Pravovremeno djelovanje u hitnim slučajevima
- Nepromijenjen broj djelatnika (nije povećan broj zaposlenika) radi uvođenja novih sustava
- Zadovoljstvo građana brzinom rješavanja zaprimljenih predmeta

Troškovi projekta

Sustav kao što smo naveli obuhvaća četiri podsustava. Podsustavi se financiraju na sljedeći način:
- Task Management i Qunatum GIS programi su opensource tipa (tj. besplatni za korištenje) čija upotreba ne tereti gradski proračun
- Licenca za program Mindjet verziju 15 financirana je oko 3.300,00 kn sa uključenim PDV-om te se nadoplaćuje samo ako se radi update na novije verzije
- Korištenje programskog sustava Gradsko OKO u vlasništvu tvrtke RI-ING d.o.o. iz Rijeke – koji obuhvaća administracijski software te korištenje serverske infrastrukture za mogućnost registriranja građana na području čitave jedinice lokalne samouprave kako bi mogli prijavljivati komunalne probleme – korištenje usluge godišnje stoji 20.000,00 kn sa uključenim PDV-om.
Najveća vrijednost u ovom sustavu su ideje koje su omogućile objedinjenje sustava kako bi se lakše upravljalo kompleksnim sustavom komunalne infrastrukture, a najviše su tome pridonijeli postojeći djelatnici Upravnog odjela za komunalne djelatnosti Grada Labina.

Drugi učinci projekta

Obzirom da su ciljevi projekta osigurati, razvijati pametni i održivi model upravljanja komunalnom infrastrukturom te unaprijediti donošenje odluka u toj sferi, a koje su na bilo koji način povezane s prostorom, ključ za uspostavljanje ove efikasne tehnologije je međusobna integracija: povezivanje tehnologija, podataka i strategija. Postojeći sustav je prezentiran vijećnicima na Gradskom vijeću Grada Labina koji su dali punu podršku nastavku korištenja i daljnjem razvoju sustava (objavljeni članci na http://www.labin.hr/node/6694, http://www.radiolabin.hr/lokalne-vijesti/3859-za-sanaciju-126-kilometara-nerazvrstanih-cesta-grad-labin-bi-trebao-osigurati-gotovo-65-milijuna-kuna.html). U komunikaciji sa drugim partnerskim gradovima i općinama (Općina Sv. Nedelja, Grad Pazin i dr.) oko komunalne problematike iznijeli smo naše iskustvo u primjeni ovakvog sustava upravljanja te uputili zainteresirane predstavnike gradova na korištenje ovih programa na najkvalitetniji način te prilagođavanju istih svom poslovanju i potrebama jedinice lokane samouprave.

Održivost projekta

Održivost ovog projekta ogleda se kroz tri aspekta održivosti:
1. Ekološku održivost - ogleda se u smanjenju količine materijala (potrošnog) korištenog u poslovnom procesu prije početka korištenja sustava. Ovi sustavi svojom baziranošću na prostornim informacijama i svojom sposobnošću obrade velike količine podataka ključ su efikasnijeg nadgledanja utjecaja na okolinu.
2. Ekonomsku održivost - ogleda se u boljem planiranju budžeta i uštedama na održavanju komunalne infrastrukture što je ekonomski višestruko isplativo
3. Sociološku održivost – ogleda se u boljem i transparentnijem poslovanju, uključivanju građana, dijalogu i prihvaćanje ideja građana te dvosmjernoj komunikaciji koja stvara okružje povjerenja.
U narednom razdoblju sagledat će se mogućnosti integracije GIS-a i ostalih sustava sa drugima tehnologijama (SCADA, GPS, WAP, telemetrija) čime će se ostvariti prostorni monitoring funkcionalnosti uz interaktivno upravljanje radom komunalnih distribucionih sustava. Naš projekt se svakodnevno koristi i usavršava, prilagođava, izmjenjuje, nadopunjava i uvijek težimo boljoj organizaciji kako bi naše poslovanje bilo inteligentnije, efikasnije, ekonomičnije i sigurnije što u konačnici rezultira zadovoljstvom građana.