Kako bi vam omogućili bolje korisničko iskustvo, ova stranica pohranjuje vaše kolačiće (cookies). Više informacija

Zatvori

Pula – Održivi uspjeh Grada Pule

DETALJNIJI OPIS PROJEKTA Elektroničko poslovanje Realizacija projekta počela  je 2008. godine uvođenjem sustava za upravljanje poslovnim procesima, predmetima i dokumetima. Implementacijom informatičke tehnologije napravljen je potpuni reinženjering poslovnih procesa – uspostavljeni su brzi komunikacijski kanali i sustavna koordinacija aktivnosti na svim razinama. Papirnati dokumenti zamijenjeni su elektroničkim Automatiziran postupak obrade predmeta i dokumenta Uveden je […]

Glasaj

Opis

DETALJNIJI OPIS PROJEKTA

Elektroničko poslovanje

Realizacija projekta počela  je 2008. godine uvođenjem sustava za upravljanje poslovnim procesima, predmetima i dokumetima. Implementacijom informatičke tehnologije napravljen je potpuni reinženjering poslovnih procesa – uspostavljeni su brzi komunikacijski kanali i sustavna koordinacija aktivnosti na svim razinama.

  • Papirnati dokumenti zamijenjeni su elektroničkim
  • Automatiziran postupak obrade predmeta i dokumenta
  • Uveden je elektronički potpis i elektronička isprava
  • Službenicima je osiguran trenutni pristup svim relevantnim informacijama
  • Uspostavljena je potpuna transparentnost poslovanja;
  • Građanima je omogućena službena komunikacija elektronskom poštom, kao i trenutni uvid u vlastiti predmet putem interneta.

U sklopu realizaciije e-poslovanja provedeno je niz potprojekata:

  • e-usluge
  • e-računi
  • e-uplatnice
  • e-vrtići
  • e-vijećnici
  • e-konzultacije
  • Pula Free Air

 

  1. Sustav kvalitete

Kako bi se novouspostavljeni procesi stabilizirali, te ustrojio robustan i trajan sustav upravljanja organizacijom, 2009. godine uveden je sustav za upravljanje kvalitetom prema normi ISO 9001:2008.

 

  • Imenovan je voditelj kvalitete i predstavnik uprave za kvalitetu
  • Analizirani i definirani temeljni i pomoćni poslovni procesi
  • Automatizirani procesi i ugrađeni u softverska rješenja
  • Obavljena edukacija svih službenika
  • Izgrađen je tim školovanih internih auditora

 

Zbog velike količine elektroničkih dokumenata i zapisa, te naraslih zahtjeva za sigunost podataka, 2014. godine uveden je i cetrificiran sustav za upravljanje informacijskom sigurnošću prema norni ISO 27001: 2005.

  • Prepoznati su i analizirani svi poslovni i sigurnosni rizici
  • Uspostavljeni su mehanizni i procedure za informacijsku sigurnost
  • Napravljeni planovi za obavljanje poslovnih aktivnosti u izvanrednim okolnostima – poslovni kontinuitet
  • Provedeno dodatno školovanje i „osvješćivanje“ zaposlenika.

 

Implementiranjem ovakvog sustava uspostavljeni su sigurnosni mehanizmi koji su zaštitili postojeća poslovna i tehnološka postignuća, te omogućili stabilan nastavak budućih razvojnih projekata bez straha od nekontroliranih štetnih događaja.

 

  1. Društvena odgovornost
    Kako bi svi postupci gradske uprave što više bili usmjereni na dobrobit vlastite zajednice, pristupilo se izgradnji trajnog i vjerodostnojnog mehanizma sustava društvene odgovornosti prema normi ISO 26000, a certificiranog po IQNet SR-10.
  • Prepoznati su svi dionici (interesne skupine) grada
  • Izvršena je analiza njihovih očekivanja i potreba
  • Izrađeni su Politika društveno odgovornog poslovanja, etički kodeks, akcijski plan društveno odgovornog poslovanja i GRI G4 izvještaj
  • Doneseni su prateći akti grada koji ugrađuju vrijednosti društvene odgovornosti u svakodnevnu poslovnu praksu gradske uprave – jednako u sve tri njene dimenzije – društvenoj, ekonomskoj i okolišnoj.
  • Obavljena edukacija zaposlenika od strane eminentnih hrvatskih stručnjaka o društvenoj odgovornosti

Dobivenim certifikatom IQNet SR-10 Grad Pula je i službeno postao prvi grad u svijetu koji je u poslovanje svoje uprave sustavno i dosljedno ugradio vrijednosti društvene odgovornosti u sve tri njegove dimenzije: gospodarskoj, društvenoj i okolišnoj.
Nastavno na aktivnosti društvene odgovornosti, Grad Pula je prvi grad u Hrvatskoj koji je postao član ugledne međunarodne inicijative The United Nations Global Compact u kategoriji „Leading Cities“.

Projekt je, osim što je građanima Pule omogućio „Pravo na dobru upravu“, odaslao svima jasnu poruku da nema alternative za održivo poslovanja, društvenu odgovornost i zaštitu okoliša.

Održivi uspjeh Grada Pula

Osnovni problem

Uvriježeno je mišljenje javnosti da su gradske uprave poslovni sustavi koji su:

1. glede spremnosti na promjene birokratski i netransparentni
2. glede učinkovitosti tromi, neefikasni i skupi
3. glede odnosa sa dionicima neosjetljivi i samodovoljni
4. glede gospodarenja loši gospodari, pogotovo svojim poduzećima i ustanovama

Nominirani projekt Grada Pule predstavlja model cjelovitog funkcioniranja gradske uprave na dugi rok. On obuhvaća niz sustavnih aktivnosti koje se odnose na cijelu organizaciju poslovanja i sve poslovne procese. Ima snažan i dugotrajan efekt jednako na gradsku upravu, kao i društvenu zajednicu i sve dionike.

Rješavanje problema

Grad Pula je 2008. godine postavio ciljeve za povećanje vlastite efikasnosti:

Korištenje novih tehnologija…
…uz dosljednnu primjenu principa upravljanja kvalitetom…
… u funkciji dobrobiti svojih građana i njihovih budućih naraštaja.

Prevedeno u konkretne aktivnosti, to treba izgledati ovako:

1. Elektroničko poslovanje
Uspostavljanje više razine poslovanja putem korištenja suvremenih tehnoloških i informatičkih rješenja – uvođenjem elektroničkog sustava za upravljanje poslovnim procesima, predmetima i dokumentima.

2. Sustav kvalitete
Izgradnja integriranog sustava upravljanja kvalitetom koji osigurava standardizaciju poslovnih procesa, mogućnost njihovog neprekidnog unaprjeđivanja i usmjerenost na nove projekte i mogućnosti.

3. Društvena odgovornost
Opredjeljenost održivom razvoju i društvenoj odgovornosti - iskrenoj i sustavnoj brizi za lokalnu zajednicu, gospodarski razvoj i zaštitu okoliša.

Rezultati

Elektroničko poslovanje je gradskoj upravi Pule osiguralo pretpostavke za efikasno poslovanje – uređene i automatizirane WOrldposlovne procese, transparentnost poslovanja, raspoloživost informacija i kvalitetu odlučivanja.

Sustavima kvalitete zaštitilo se postojeće znanje i dobra praksa, spriječile greške i zlouporaba, omogućila kontinuirana i dosljedna poboljšanja.

Društvenom odgovornoću uspostavljena je metodologija i definirani kriteriji za upravljanje gradom u skladu sa načelima održivog i etičkog poslovanja.

Provedeni projekti osigurali su svakom zaposleniku grada superiorno poslovno okruženje :
- Softversko rješenje za bezpapirno poslovanje
- Pravila i metode obavljanja posla putem certificiranih sustava kvalitete
- Etičku podlogu za donošenje odluka na svim razinama

Zbog navedenog, gradska uprava Pule ima neusporedivo veći poslovni potencijal u odnosu na druge gradove koji nisu na ovakav sustavan način radili na vlastitoj organizaciji i procesima, prvenstveno zato što se u velikoj mjeri riješila „troškova nedodane vrijednosti“ .

Troškovi projekta

Projekti su financirani isključivo vlastitim sredstvima proračuna. Provodili su ih projektni timovi sastavljeni od zaposlenika Grada Pula i vanjskih savjetnika. Provedeni projekti - ne da nisu tražili dodatno zapošljavanje - nego su omogućili smanjenje broja zaposlenih za 16%.

Za period od 2008 do danas troškovi su kako slijedi:

Troškovi programskih paketa (u kn):
Infrastruktura 173.759,30
Dokumentacijski sustav 1.266.154,88
Ugovorno održavanje 1.617.895,04

Troškovi školovanja i savjetovanja 163.176,48
Troškovi certifikacije 201.538,13

UKUPNI TROŠKOVI 3.422.523,83

Godišnji troškovi (8 godina) 427.815,48

Troškovi izgradnje i održavanja ovakvog sustava iznose 0,13% godišnjeg proračuna.

Drugi učinci projekta

Priznanja i postignuća:
• 2011. e-Poslovanje: Nagrada za kreativnost i inovativnost Mreže za razvoj i kreativnost
• 2011. Grad Pula – prijatelj djece
• 2012. e-Poslovanje: Kristalni globus Hrvatskog informatičkog zbora
• 2012. e-Vrtići: Nagrada za kreativnost i inovativnost Mreže za razvoj i kreativnost (2. godina za redom)
• 2013. e-Vrtići: Nagrada Udruge gradova
• 2013. Pula najštedljivija javna uprava u Hrvatskoj prema podacima Ministarstva financija
• 2014. Puli dodijeljena Povelja Hrvatskog društva za kvalitetu za promicanje kvalitete na našim prostorima
• 2014. Grad Pula prvi grad u svijetu sa iQNet SR-10 certifikatom
• 2014. Grad Pula prvi grad u Hrvatskoj sa članstvom u organizaciji Ujedinjenih naroda- Global Compact
• 2014. Puli dodijeljeno Priznanje HRPSOR-a za doprinos razvoju društvene odgovornosti u području javne uprave u Hrvatskoj
• 2015. magazin Forbes Pulu svrstao među 10 najboljih gradova za život i poslovanje u Hrvatskoj

Grad Pula je u više navrata na poziv World Bank Institute na njihovim konferencijama prezentirao svoja postignuća:
- U Skopju (2013): “Local Governance in Service of Citizens: Initiative to Strengthen Social Accountability”
- U Ljubljani (2013): Cities Without Corruption – Cities With Future
- U Beču (2014): Transformational Leadership in South-East Europe

Putem prezentacija i referentnih posjeta Grad je Pula često propagirao vlastitu dobru praksu. Gradovi koji su pokazali interes za pulski model su:
- Gradovi: Zagreb, Karlovac, Bakar, Distrikt Brčko, Kragujevac
- Općine: Medulin, Vrsar

Održivost projekta

Neprekidni proces poboljšanja poslovnog sustava nastavlja se novim planiranim projektima:

1. Održivi uspjeh
Projekt se temelji na 3 svjetska standarda :
ISO 9004 – osiguranje sposobnosti gradske uprave da zadovolji potrebe svih zainteresiranih strana na dugi rok i na uravnoteženi način.
ISO 18091 – korištenje smjernica za naprednu primjenu koncepta upravljanja kvalitetom u lokalnoj upravi
ISO 37120 – održivi razvoj u lokalnim zajednicama – indikatori za gradske usluge i kvalitetu života

Ciljevi:
o ostvariti bolju povezanost sa interesnim skupinama grada
o osposobiti menadžment gradske uprave na kreiranje i korištenje provjerenih i relevantnih pokazatelja poslovanja
o prihvatiti svjetske pokazatelje kako bi se mogli uspoređivati sa najboljim svjetskim gradovima
o omogućiti kvalitetniju podlogu za odlučivanje – od odabira poslovne strategije do obavljanja svakodnevnih aktivnosti

2. E-poslovanje u javnim gradskim poduzećima
Poslovanja javnih gradskih poduzeća može se uveliko poboljšati primjenom rješenja i metoda gradske uprave, a prvi je korak uvođenje elektroničkog poslovanja.

Ciljevi za javna poduzeća:
o Efikasnije poslovanje
o Transparentnije poslovanje
o Niži troškovi poslovanja
o Bolja usluga građanima
o Bolja povezanost sa gradskom upravoma