Kako bi vam omogućili bolje korisničko iskustvo, ova stranica pohranjuje vaše kolačiće (cookies). Više informacija

Zatvori

10. ožujak. 2024.

Zašto mislite da možete digitalizirati gradsku upravu bez prvotne analize poslovnih procesa?

Kada su gradske vlasti zadovoljne načinom poslovanja gradske uprave koju vode, smatraju da se aktivnosti i procesi u toj gradskoj upravi vode na dobar način. U takvoj situaciji ne žele propitivati poslovne procese, niti ne razmišljaju o drugačijem načinu poslovanja. No, je li to doista ispravno?!

Naslovna slika kuće koja tone u pijesku je, po našem najdubljem uvjerenju, najbolja personifikacija grada koji se želi digitalizirati i ići u Smart City smjeru, a bez temelja (kuće) – ANALIZE POSLOVNIH PROCESA. Jer, kako optimizirati i digitalizirati nešto što nisi dubinski i potpuno analizirao, kako bi se uvjerio u nedvojbeno realnu početnu poziciju?!

Za početak, razjasnimo što je to poslovni proces

Prema definiciji, poslovni proces je povezani skup svih aktivnosti i odluka pomoću kojih se ostvaruje neki cilj organizacije, ima određeno trajanje te koristi određene resurse i napore. Drugim riječima, poslovnim procesima nazivamo svaki posao koji se radi u određenom poduzeću ili organizaciji, te zapravo predstavlja krvotok poslovanja.

Poslovni procesi ne prikazuju što se obavlja unutar gradske uprave, već opisuju način na koji se posao obavlja. Objašnjavaju organizacijsko međudjelovanje i relevantne odnose, a sve s konačnim ciljem – pružiti kvalitetnu uslugu građanima i osigurati učinkovitu gradsku upravu.

Poslovni proces se često može vizualizirati (modelirati) kao dijagram toka niza aktivnosti sa točkama odlučivanja koje se međusobno isprepliću ili kao procesna matrica niza aktivnosti sa relevantnim pravilima zasnovanim na podacima u procesu.

Svaki proces ima svoj početak i kraj, te niz aktivnosti koje izvršavaju različiti zaposlenici gradske uprave i koji pri tome koriste svoja specijalizirana znanja, vještine i iskustva s različitim tehnologijama. Bez obzira detektira li analiza procesa male ili velike promjene, na taj način se stvaraju nove prilike koje rezultiraju nadogradnjom postojećih znanja, stjecanjem novih vještina i dobivanjem novih iskustava.


Slika 1.: Analiza poslovnih procesa

Koji su ključni benefiti i elementi analize poslovnih procesa u gradovima?

Analizom poslovnih procesa dolazimo do procesnog identiteta u kojem se:
• detektira potencijal optimizacije procesa,
• povećava efikasnosti i kvaliteta zaposlenika, gradskih službi i gradske uprave u cjelini,
• smanjuje opterećenje na resursima, kako ljudskim tako i materijalnim,
• minimaliziraju rizici i troškovi,
• povećava brzina (efikasnost), a samim time i kvaliteta rada.

Ovakvi rezultati nisu mogući bez analize operativnih procesa i usklađivanja poslovnih procesa s gradskom poslovnom strategijom. Usklađivanje poslovnih procesa s poslovnom strategijom je potpuni procesni identitet u kojem se pronalaze slijedeći elementi poslovnih procesa:
• ključni dijelovi neučinkovitosti i suvišnosti,
• potrebno vrijeme za provedbu i troškovi za realizaciju,
• ključna područja i mjere za poboljšanje,
• preporuke temeljene na znanju, a ne nagađanjima,
• definiran plan za digitalnu transformaciju gradske uprave.

TOP or FLOP?! Stvaranje gradskih „IT groblja“

Često se u praksi dogodi da se u gradove uvode novi procesi i novi načini poslovanja prije nego se analizira trenutno stanje

Ako ste iskreni, sigurno ste barem jednom (a vrlo vjerojatno, mnogo puta) investirali u neku web ili mobilnu aplikaciju ili softversko rješenje koje je trebalo riješiti jedan ili mnoge vaše probleme. No, nakon nekoliko dana, tjedana, mjeseci ili godina, ustanovilo se da stvara više problema nego rješenja, pa se taj isti digitalni alat odlaže na vaše gradsko „IT groblje“ i biva potpuno zaboravljeno i nikad se više ne koristi.

Ovakav pristup često dovodi do rezultata koji ne rješavaju nedostatke trenutnog stanja, ne rješava probleme, ne vode k optimizacija novog stanja niti dizajniraju pravo rješenja za buduće efikasno stanje u provođenju poslovnih procesa. Ovakav pristup rezultira primjenom digitalnih rješenja kroz uloge koje nisu jasno definirane, nisu adekvatne i često se može vidjeti u praksi da određene uloge ne prepoznaju benefit korištenja određenih digitalnih rješenja.

Često se zna dogoditi da se donese odluka o digitalizaciji poslovnog procesa, odnosno uvođenju digitalnih/aplikativnih rješenja, a da sam proces ostane isti, pa se u praksi ne vidi nikakva promjena. Takvo stanje jasno nam govori da nije presudno provodi li se neka poslovna aktivnost digitalnim ili ručni putem, jer je izuzetno važno kakav je poslovni proces, je li optimalan ili nije, a manje je važno na koji se način provodi. Tek nakon što jasno analiziramo poslovni proces, moći ćemo ga uspješno i efikasno digitalizirati.

Najefikasniji put za pokretanje digitalizacije procesa je kretanje od razumijevanja trenutnog stanja, definiranja budućeg stanje i pripreme jasne digitalne transformacije procesa za primjenu digitalne tehnologije u poslovanju.

Digitalizacija gradske uprave je proces transformacije koji je za svaku organizaciju jedinstven, zato što digitalna transformacija zahtijeva novi način razmišljanja koji će zasigurno dovesti do povećane učinkovitosti, organizacijske agilnost i stvaranja novih vrijednosti za zaposlenike i građane.


Slika 2.: Digitalizacija gradova

Analiza poslovnih procesa donosi preporuke i jasne smjernice za izgradnju procesa unutar gradske uprave

Procesna analiza je nužan temeljni element u postizanju kvalitetne i uspješne digitalne transformacije. Bez analize procesa, optimizacije i automatizacije procesa, tehnološka rješenja ne iskorištavamo u punom kapacitetu. Isto tako upitna je primjena postojećih i novih tehnoloških rješenja, jer se vrlo često pokušavaju digitalizirati aktivnosti za koje se naknadno najčešće utvrđuje da nisu efikasne niti optimizirane, a time niti dobro primjenjive.

Svrha digitalne transformacije je postizanje optimizacije procesa

Digitalnom transformacijom svaka će gradska uprava profitirati, jer će detektirati početnu točku u kojoj se nalazi sa svojim trenutnim načinom poslovanja, te će definirati krajnji cilj do kojeg želi doći. Svrha digitalne transformacije je postizanje optimizacije procesa gdje god je optimizacija moguća, te su jasno definirani detalji procesa važan rezultat svake analize.

Detalji procesa trenutnog stanja pomažu u definiciji i dizajnu budućeg stanja koje treba razumjeti i zadovoljiti potrebe svih zaposlenika koji provode aktivnosti unutar procesa.

Analiza trenutnog stanja identificira nedostatke, a kao primjer nedostatka su identificirane praznine u provedbi pojedinih procesnih aktivnosti. Detektirane praznine su područja za definiranje prilagodbe procesa kako bi identificiranu prazninu spriječili u budućem stanju čime postižemo optimizaciju procesa.

Optimizacija procesa je nešto čemu težimo, odnosno želja da zaposlenik bude efikasan, te da organizacija bude uspješna. Optimiziran proces je ključan za promjenu, jer nam je potrebna početna točka kako bismo mogli definirati kamo želimo doći.

Analiza i optimizacija poslovnih procesa podrazumijevaju nekoliko koraka prije digitalizacije:
• “inventuru” svih internih postupaka i pravilnika,
• procjenu radnih opterećenja,
• optimizaciju postupaka,
• analizu arhitekture postojećih rješenja i uvođenje novih IT sustava.


Slika 3.: Smart City

Dva primjera dobre prakse

Pozitivan primjer digitalizacije gradske uprave je projekt koji je proveo Grad Slunj Projektom „Slunj Smart City“ primijenjena je analiza trenutnog stanja procesa i tehnologije s ciljem unapređenja radnih procesa, unapređenja učinkovitosti gradskih usluga sa rezultatima definiranog plan digitalne transformacije i planiranih troškova.

Više informacija potražite na linku Slunj Smart City

Još jedan dobar primjer je digitalizacija javnih rasprava u Gradu Zagrebu i Velikoj Gorici gdje se unaprijedila i ubrzala komunikacija javne rasprave u kojoj svatko može sudjelovati sa prijedlozima prostornih planova.

Više informacija o projektu za Grad Zagreb potražite na linku Javne rasprave Zagreb

Više informacija o projektu za Grad Veliku Goricu potražite na linku Javne rasprave VG

Koji je vaš prvi sljedeći korak?! DONESITE ODLUKU!

Nije jednostavno, ali je NUŽNO, donijeti odluku o provedbi analize poslovnih procesa. Donošenjem takve odluke gradska će uprava izaći iz zone komfora, izaći će iz trenutne stagnacije, ma koliko god ona trenutno donosila prividno dobre rezultate, i napravit će veliki napredak za gradsku upravu koju vodi.

Donošenjem odluka o provedbi analize poslovnih procesa i definiranju modela upravljanja procesima dolazimo do promjena u radu gradske uprave. Na taj način ćemo definirati naš procesni identitet, odnosno našu želju za novim prilikama u gradskom poslovanju, pri čemu će doći do znatnih promjena u kompletnom načinu rada.

Najefikasniji put za pokretanje digitalizacije procesa je kretanje od razumijevanja trenutnog stanja, definiranja budućeg stanje i pripreme jasne digitalne transformacije procesa za primjenjuju digitalne tehnologije u poslovanju. Digitalizacija gradske uprave je proces transformacije koji je za svaki grad jedinstven, zato što digitalna transformacija zahtijeva novi način razmišljanja koji će zasigurno dovesti do povećane učinkovitosti, organizacijske agilnost i stvaranja novih vrijednosti za zaposlenike i građane.

Dražen Mrkonjić, mag.ing.el., konzultant za digitalizaciju, 099 4405 975, drazen.mrkonjic@qsoft-intelligence.com

Dražen Keresteny mag.ing.el., konzultant za Smart City i digitalizaciju, 099 5373 900, drazen.keresteny@exe.cutor.eu

Otvoreni natječaji

Svi natječaji

Besplatno se registrirajte

Besplatno se registrirajte

Registrirani korisnici imaju pristup većini naših zaštićenih materijala (ovisno o njihovim ovlastima unutar Grada). Zanimaju li vas koje su druge prednosti registracije?

Česta pitanja

Registrirani korisnici imaju pristup novoj kategoriji "Pitanja i odgovori" gdje mogu postavljati nova pitanja i odgovarati na već postavljena pitanja. Postavljeno pitanje automatski će se i bez moderiranja prikazati u kategoriji Na svako pitanje mogu odgovarati svi registrirani korisnici.

Prijava Registracija